Perlukah Media Sosial Diblokir Di Tempat Kerja, Jika Dilihat Dari Sisi Negatif dan Positifnya

Perlukah Media Sosial Diblokir Di Tempat Kerja-Masih ingat dengan Friendster? Ya, situs media sosial yang sangat populer hampir lebih dari satu dekade yang lalu di Indonesia dan di dunia. Percaya atau tidak, karena sangat nge-trendnya friendster waktu hingga yang biasanya jarang menggunakan internet, bisa menjadi berinternet ria. atau yang semula gaptek (Gagap Teknologi) menjadi ingin belajar internet karena sangat ingin bergabung dengan situs tersebut.

Sejak fenomena media sosial muncul, banyak kantor yang langsung melarang/memblokir situs media sosial pada jaringan kantor. Dan percayakah sobat bahwa setelah lebih dari satu dekade masih ada kantor yang masih kaku seperti itu pada saat ini?

Pada masa itu, dimana penetrasi jaringan internet tidak sesubur seperti sekarang ini, ketika kantor melarang pegawainya untuk mengakses facebook ketika jam makan siang atau nge0tweet (Istilah yang digunakan untuk mengakses twitter) ketika sedang rehat atau minum kopi, mereka akan mencari cara untuk melakukan itu atau mencari kantor dengan peraturan yang lebih longgar.

Orang saat ini tumbuh dengan akses internet dan merek amengharapkan hal yang sama ditempat kerja mereka. Jadi ketika masih ada kantor yang masih kaku seperti satu dekade yang lalu dengan langsung melarang/memblokir situs media online, maka bisa dibilang itu adalah tindakan yang sia-sia.

Mengapa kita katakan demikian? Karena toh para pegawai bisa melakukannya dari smartphone mereka. Perkembangan ponsel ditambah semakin menjamur dan murahnya paket data yang ditawarkan provider, membuat koneksi internet berada diujung jari.

Dari segi ekonomi, tindakan melarang/memblokir tersebut bisa dibilang merupakan tindakan yang kurang efisien. Mengapa? Buat apa suatu kantor membangun atau membayar koneksi internet sekian rupiah per bulan jika tidak bisa dimanfaatkan sepenuhnya oleh semua pegawai yang ada disitu.

dari segi interaksi antar pegawai, tindakan melarang atau memblokir tersebut bisa menimbulkan kecemburuan. Karena hanya bagian IT atau orang-orang tertentu yang dekat dengan bagian IT yang bisa mengakses semua. Apakah kekhawatiran dampak negatif dari media sosial hanya terjadi pada para pegawai bagian HRD, administrasi atau legal saja misalnya sehingga mereka tidak diperbolehkan mengakses media sosial?

Media sosial berkembang pesat sebagai salah satu cara utama orang berkomunikasi. Sebuah studi yang pernah dilakukan Proskaeur menunjukan hampir 90% perusahaan menggunakan media sosial untuk mempromosikan organisasi untuk klien luar dan pelanggan, serta meningkatkan komunikasi internal antar karyawan dan jajaran direksi. Bahkan sebuah survey dari CareerBuilder menemukan 39% dari perusahaan menggunakan media sosial untuk penelitian calon karyawan selama proses perekrutan.

Seiring dengan masuknya genereasi baru didunia kerja, kantor-kantor menghadapi dilema. Mengunci situs media sosial dan berurusan dnegan pegawai yang tidak puas, atau memberikan akses yang tidak terbatas dan kurangnya produktifitas.

Namun masalahnya bukan hitam dan putih. Sebagai media komunikasi, mungkin ada manfaat yang bisa diambil dari media sosial untuk mengembangkan hubungan kerja. Kantor perlu beradaptasi dan mengembangkan strategi dan kebijakan yang mempertimbangkan resiko dan manfaat.

Memang memberi akses tidak terbatas ke situs media sosial bisa membebani pengeluaran kantor, tapi perlu dipertimbangkan bahwa banyak kantor yang mendapatkan manfaat dari situs media sosial.

Situs media sosial jika digunakan secara tepat bisa menjadi alat kerja yang efektif. Dengan membiarkan para pegawai terlibat dalam suatu komunitas maka reputasi kantor bisa meningkat dan mendatangkan lebih banyak pekerja selama dilakukan dengan benar.

Oleh karena itu banyak kantor besar, terutama yang bergerak dalam bidang teknologi informasi, mendorong para pegawainya untuk blogging, nge-tweet dan bergabung ke forum-forum dan situs media sosial pada jam kerja.

Sisi negatif mengakses internet ditempat kerja.

Berkurangnya produktifias adalah alasan yang paling umum yang dilontarkan pihak managemen untuk memblokir akses ke situs media sosial. Seperti yang pernah diberitakan BBC News, Dewan Kota Portmouth di Inggris melarang akses ke Facebook, Twitter, dan sejenisnya setelah menemukan bahwa para pegawai menghabiskan hampir 400 jam sebulan di Facebook. Ini menunjukan banyak gaji terbuang, dan membuat wajib pajak marah. Demi alasan keamanan nasional, Korp Marinir AS juga membuat keputusan yang sama sehubungan dengan facebook.

Dari beberapa pegawai yang diwawancarai Nuclues Research ditemukan bahwa dari 77% pegawai yang memiliki account facebook, 61% mengunjunginya selagi ditempat kerja selama rata-rata 15 menit perhari, yang mengakibatkan berkurangnya produktifitas 1,47% dari seluruh populasi pegawai.

Meskipun kita tidak bisa memastikan apakah kelompok studi ini benar-benar representatif karena hanya berisi 237 pegawai, faktanya menunjukan bahwa orang dapat dengan mudah tergoda oleh media sosial dan membuang banyak waktu kerja.

Situs media sosial dapat menjadi “Kendaraan” pengirim malware dan spyware yang diam-diam ditanamkan pelaku kejahatan online. Program-program berbahaya ini dapat menyebar ke seluruh jaringan internat kantor dan pada akhirnya mendatangkan malapetaka bagi kantor. Dengan menghancurkan atau menonaktifkan sistem dan data yang dibutuhkan pegawai melakukan pekerjaan mereka, malwar edapat memberi dampak yang luar biasa terhadap produktifitas disamping “Membuang-buang waktu” bagian IT.

Malware dan spyware juga dapat membombardir jaringan internal dengan spam, serangan phising, dan mencuri nama user dan password. Selain itu, waktu yang dibutuhkan bagian IT untuk melawan malware dan serangan spyware bisa sangat mahal.

Para pelaku kejahatan online sering kali tidak perlu spyware canggih untuk mendapatkan informasi rahasia kantor. Para pengguna media sosial yang naif sering kali lebih terbuka tentang informasi pribadi atau rahasia disitus media sosial. Meskipun pengguna facebook dapat membatasi halaman mereka ke sejumlah “teman-teman” saja, tapi banyak pengguna yang membuka profil merek ake publik dan berteman dengan orang yang tidak dikenal, termasuk “Kolega” tidak dikenal yang mengaku bagian dari kantor yang sama (terutama dikantor besar, dimana kita tidak bisa mengenal semuanya).

Video, media streaming lainnya dan download lain dari situs media sosial seperti youtube, myspace, flicker dan instagram dapat mengkonsumsi sejumlah besar bandwidth. Ketika pegawai sibuk men-download video, aplikasi bisnis bisa menjadi sangat lambat. Jika kantor tidak membatasi akses ke situs-situs tersebut, mereka akan mengalami penurunan.

Manfaat media sosial ditempat kerja.

Dari beberapa hal yang telah disebutkan sebelumnya, mungkin sobat bertanya-tanya mengapa ada menagemen yang mengizinkan pegawainya mengakses situs media sosial ditempat kerja. Mengapa tidak memblokir situs sepenuhnya? Namun managemen harus berfikir dua kalijika hendak melarang media sosial secara mutlak. Pada tingkat tertentu dan jika digunakan secara tepat, media sosial bisa menguntungkan kantor, dan penggunaan tool web filtering dapat membantu kantor mengambil keuntungan tersebut dan mengurangi resikonya.

generasi sekarang tumbuh tidak hanya di internet, tapi juga teknologi mobile seperti sms, chatting, blogging, media sharing dan sekarang media sosial. Jadi memberi larangan keras sama saja dengan memotong cara komunikasi yang mengakar kuat pada gaya hidup sekarang. Larangan tersebut bisa menyebabkan frustasi dan kebencian pegawai, dan juga mungkin menjauhkan mereka dari tempat dimana mereka dapat melakukan pekerjaan merek adengan baik. calon pegawai yang memiliki keahlian akan mempertimbangkan larangan tersebut pada daat memilih pekerjaan.

Survey yang pernah dilakukan Diacon melaporkan bahwa 16% responden mengatakan kebijakan internet kantor akan mempengaruhi keputusan mereka untuk bergabung dengan kantor tersebut, dan persentase ini pasti akan meningkat seiring dengan banyaknya orang muda yang membanjiri lapangan kerja.

Jika managemen ingin menarik individu terbaik, merek aharus diperhatikan. Managemen juga harus ingat bahwa dengan memblokir situs media sosial favorit mereka, mereka mungkin akan meminta pegawai yang lain yang punya keahlian (atau mendekati bagian IT) untuk memberitahu cara mengakali larang tersbut, misalnya melalui proxy anonim.

Beberapa penelitian menunjukan bahwa penggunaan situs media sosial dapat meningkatkan produktifias. Dynamic Market pernah melakukan survey di eropa terhadap 2.000 orang, dan 65% menyatakan bahwa media sosial ditempat kerja membuat mereka lebih produktif, dan 45% mengatakan telah memicu kreatifitas.

Selain itu, media sosial membantu pegawai tetap terhubung dengan teman-teman sekolah dan kampus yang kini memiliki karier diberbagai industri yang dapat menjadi mitra berharga atau pelanggan.

Aturan dan sanksi.

Kantor harus menyatan dnegan jelas jenis informasi yang dapat dipublikasikan pada situs media sosial, apa yang rahasia, apa yang dapat dikatakan mengenai kantor, situs mana yang bisa dikunjungi pegawai, dan kapan merek abisa melakukannya (MIsalnya saat makan siang atau waktu istirahat lainnya).

Membatasi media sosial pada waktu tertentu dan bagian tertentu secara otomatis mengatasi masalah bandwidth dengan mengurangi waktu yang dihabsikan dan jumlah orang yang mengakses situs. Namun yang sama pentingnya dengan kebijakan itu sendiri adalah komitmen managemen utnuk menegakkan kebijakan. Pada kasus ekstrim, terkadang hal ini bisa berarti pemutusa nhubungan kerja, terutama jika pekerja telah diperingatkan sebelumnya, melanggar hukum diinternet, atau melalui jalan belakang, misalnya melalui proxy anonim. Jika pegawai tidak diberi sanksi ketika melangar, mereka tidak akan menganggap kebijakan secara serius.

Web Filtering.

Yang terakhir kantor harus berinvestasi pada sistem web filtering yang akan membatu penerapan aturan seselektif mungkin, serta melindungi jaringan internal kantor dari malware. Dengan menggabungkan sosialisasi, aturan dan sanksi, dan web filtering, kantor dapat mengambil keuntungan dari media sosial sekaligus melindungi diri dari menurunnya produktifitas, malware, pencurian identitas, kebocoran data dan terungkapnya rahasia kantor. Pegawai akan menjadi lebih senang, lebih produktif dan efektif, dan orang-orang muda berbakat lebih bersedia untuk bergabung dengan kantor. Ini adalah solusi Win-Win bagai managemen maupun pegawai.

Sumber Majalah PC Media Tahun 2016